Alles over functieprofielen

• Wat is een functieprofiel?
• Waarom is het belangrijk om een functieprofiel op te stellen?
• Wat levert het op? 
• Hoe zet je een functieprofiel in voor je werkgeversmerk?
• Hoe maak je een functieprofiel?
• Hoe kun je een functieprofiel verbeteren? 

Wat is een functieprofiel?

Een functieprofiel geeft inzicht in de taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden en kennis- en vaardigheden die nodig zijn voor een specifieke functie. Het opstellen van een functieprofiel helpt bij het vaststellen van de behoeften voor een nieuwe of bijgewerkte functie. Een goede functiebeschrijving is helder, duidelijk en concreet.

Waarom is het belangrijk om een goede functiebeschrijving op te stellen?

Een helder en actueel functieprofiel:

• geeft inzicht in de verantwoordelijkheden, bevoegdheden en kennis- en vaardigheden die nodig zijn voor een functie
• is een belangrijk hulpmiddel bij het werven van nieuw personeel 
• helpt bij het vaststellen van de training- en ontwikkelbehoefte van medewerkers
• kan worden gebruikt als input voor het opstellen van een functiebeschrijving.

Wat levert het op? 

Een functieprofiel kan werknemers helpen bij het bepalen of ze geschikt zijn voor een bepaalde baan, en het kan managers helpen bij het vaststellen van de training- en ontwikkelingsbehoeften van werknemers. Beschrijvingen van de functie kunnen ook diensten als online sollicitatiesysteem gebruiken om de juiste kandidaten te selecteren voor een openstaande vacature.

De voordelen van het opstellen van eenzelfde, bondige en heldere functieprofiel zijn:

• Het schept duidelijkheid over verwachting tussen werkgever en (potentiële) medewerker
• het stelt beide partij in staat sneller te bepalen of er sprake is van ‘een match’
• het draagt bij aan effectieve arbeidsmarkt communicatiethema’s als employability, career starters funnel etcetera
• het draagt structurerend bij tot interne mobiliteit procedures/trajectbegeleiding
• het maakt actief inspelen op trends in de markt mogelijk
• het houd je continuïteit in de bedrijfscultuur veilig (alhoewel nieuwe invullingen hieraan gegeven kunnen natuurlijk wel leiden tot aanpassingen in de organisatiestructuur).

Hoe zet je een functiebeschrijving in voor je werkgeversmerk?

Een functieprofiel kan worden ingezet om het werkgeversmerk te versterken. Dit kan bijvoorbeeld door het de functiebeschrijving op de website van de organisatie te publiceren. Wanneer kandidaten de beschrijving lezen, krijgen ze een beter beeld van de organisatie en de functie die ze solliciteren. Dit kan ervoor zorgen dat kandidaten zich meer aangetrokken voelen tot de organisatie en de functie.

Hoe maak je een functieprofiel?

Om een goed functieprofiel op te stellen, is het belangrijk om eerst te bepalen welke kennis, vaardigheden, ervaring en/of persoonlijke eigenschappen nodig zijn om de functie goed uit te kunnen oefenen. Hiervoor kun je onderzoek doen naar soortgelijke functies in andere organisaties. Je kunt ook gesprekken voeren met werknemers die de functie al uitoefenen of met mensen die expert zijn op het gebied waar de functie zich op richt.

Vervolgens kun je de volgende stappen ondernemen om het functieprofiel op te stellen:

• Stel een overzicht op van de kennis, vaardigheden, ervaring en/of persoonlijke eigenschappen die nodig zijn voor de functie
• Sorteer de kennis, vaardigheden, ervaring en/of persoonlijke eigenschappen op volgorde van belangrijkheid
• Beschrijf elke kennis, vaardigheid, ervaring of persoonlijke eigenschap in duidelijke en concrete taal
• Zorg ervoor dat het functieprofiel helder en overzichtelijk is.

Hoe kun je een functieprofiel verbeteren?

Een functieprofiel kan regelmatig worden geüpdatet. Dit is bijvoorbeeld nodig wanneer de organisatie of de functie verandert. Het kan ook nodig zijn wanneer er nieuwe inzichten of ontwikkelingen zijn op het gebied waarop de functie zich richt. Wanneer er veranderingen plaatsvinden, is het belangrijk om het de beschrijving aan te passen, zodat het nog steeds aansluit bij de eisen en behoeften van de organisatie en de functie.

Hier zijn de verbeteringen op een rijtje:

1. Analyseer de behoeften van de functie.
2. Identificeer het ideale kandidaatprofiel.
3. Beoordeel en update de functieomschrijvingen functietitel.
4. Beoordeel en update het salaris en de voordelen.
5. Communiceer het bijgewerkte functieprofiel.